Lean Hospital – Healthcare

Layanan kesehatan kini memasuki lingkungan yang semakin berorientasi pada kualitas dan kompetitif dari segi biaya. Manajemen Lean dalam layanan kesehatan adalah metodologi yang bertujuan untuk meningkatkan perawatan pasien, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan efisiensi di lingkungan layanan kesehatan. Awalnya dikembangkan di industri manufaktur, prinsip Lean telah berhasil diadaptasi ke dalam layanan kesehatan untuk menyederhanakan proses, meningkatkan kualitas, dan menciptakan lebih banyak nilai bagi pasien.

Prinsip Utama Manajemen Lean dalam Layanan Kesehatan:

1. Fokus pada Nilai: Identifikasi apa yang menambah nilai bagi pengalaman pasien dan prioritaskan aktivitas tersebut. Segala sesuatu yang tidak berkontribusi pada perawatan atau kepuasan pasien dianggap sebagai pemborosan.
2. Menghilangkan Pemborosan: Seperti di manufaktur, organisasi layanan kesehatan mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan dalam berbagai bentuk, seperti:
   • Produksi Berlebih: Memesan lebih banyak persediaan atau obat daripada yang dibutuhkan, yang menyebabkan pemborosan.
   • Waktu Tunggu: Pasien menunggu terlalu lama untuk janji temu, hasil tes, atau perawatan.
   • Transportasi: Pergerakan yang tidak perlu dari pasien, staf, atau peralatan.
   • Inventaris: Stok berlebih dari persediaan atau obat yang mungkin kedaluwarsa sebelum digunakan.
   • Gerakan: Pergerakan tidak perlu oleh staf, seperti berjalan jarak jauh untuk mengambil persediaan.
   • Cacat: Kesalahan dalam catatan pasien atau hasil tes yang memerlukan pekerjaan ulang.
   • Pemrosesan Berlebih: Melakukan tes atau prosedur yang tidak perlu dan tidak menambah nilai bagi perawatan pasien.
3. Peningkatan Berkelanjutan (Kaizen): Dorong semua anggota staf untuk berpartisipasi dalam upaya berkelanjutan untuk meningkatkan proses dan mengurangi pemborosan. Ini melibatkan perubahan kecil dan bertahap yang terus meningkatkan efisiensi dan perawatan pasien.
4. Menghormati Orang: Libatkan tenaga kesehatan dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Manajemen Lean menekankan pentingnya melibatkan staf garis depan yang berinteraksi langsung dengan pasien, karena mereka sering memiliki wawasan berharga tentang bagaimana proses dapat ditingkatkan.
5. Sistem Aliran dan Tarikan (Flow and Pull Systems): Sederhanakan aliran pasien, informasi, dan material melalui sistem layanan kesehatan untuk mengurangi hambatan dan meningkatkan efisiensi. Sistem “tarikan” memastikan bahwa sumber daya dialokasikan berdasarkan permintaan aktual, bukan perkiraan, sehingga mengurangi risiko produksi berlebih atau pemborosan.

Contoh Manajemen Lean dalam Layanan Kesehatan:

1. Mengurangi Waktu Tunggu Pasien: Rumah sakit dapat menggunakan teknik Lean untuk menganalisis langkah-langkah dalam perjalanan pasien dari kedatangan hingga keluar, mengidentifikasi penundaan dan langkah-langkah yang tidak perlu yang dapat dihilangkan. Dengan mengatur ulang alur kerja dan meningkatkan koordinasi antar departemen, rumah sakit dapat mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan kepuasan pasien.
2. Meningkatkan Manajemen Obat: Apotek dapat menerapkan praktik Lean untuk menyederhanakan proses pemberian obat. Ini dapat melibatkan pengorganisasian tata letak fisik, standarisasi proses, dan mengurangi langkah-langkah yang tidak perlu, sehingga meningkatkan kecepatan dan akurasi dalam pengiriman obat kepada pasien.
3. Standarisasi Prosedur: Klinik dapat mengembangkan protokol standar untuk prosedur umum guna mengurangi variasi dan meningkatkan hasil. Misalnya, penggunaan daftar periksa dalam prosedur bedah dapat mengurangi kesalahan dan memastikan setiap langkah diselesaikan secara konsisten.
4. Meningkatkan Komunikasi Staf: Manajemen Lean dapat digunakan untuk meningkatkan komunikasi antar penyedia layanan kesehatan. Briefing harian atau pertemuan singkat dapat diimplementasikan untuk memastikan semua anggota tim mengetahui prioritas, masalah potensial, dan cara mengatasinya dengan efisien.
5. Mengoptimalkan Manajemen Rantai Pasokan: Rumah sakit dapat menerapkan prinsip Lean untuk mengelola inventaris dengan lebih efektif, memastikan bahwa persediaan tersedia saat dibutuhkan tanpa menimbun secara berlebihan. Hal ini mengurangi pemborosan, menekan biaya, dan memastikan pasokan penting selalu tersedia.

Manfaat Manajemen Lean dalam Layanan Kesehatan:

• Peningkatan Perawatan Pasien: Dengan fokus pada aktivitas yang bernilai tambah dan menghilangkan pemborasan, penyedia layanan kesehatan dapat memberikan perawatan berkualitas lebih tinggi dengan lebih efisien.
• Pengurangan Biaya: Praktik Lean membantu mengidentifikasi dan menghilangkan biaya yang tidak perlu, berkontribusi pada penghematan biaya bagi organisasi layanan kesehatan.
• Peningkatan Efisiensi: Penyederhanaan proses mengarah pada waktu penanganan pasien yang lebih cepat, pengurangan waktu tunggu, dan penggunaan sumber daya yang lebih efisien.
• Peningkatan Kepuasan Staf: Melibatkan tenaga kesehatan dalam peningkatan proses membangun rasa kepemilikan dan kepuasan, yang pada akhirnya memotivasi tenaga kerja.
• Hasil Pasien yang Lebih Baik: Proses yang distandarisasi dan pengurangan kesalahan berkontribusi pada hasil pasien yang lebih baik dan tingkat kepuasan pasien yang lebih tinggi.

Manajemen Lean dalam layanan kesehatan bukan hanya tentang pemotongan biaya; ini tentang membangun budaya peningkatan berkelanjutan yang bermanfaat bagi pasien dan penyedia layanan kesehatan. Dengan mengadopsi prinsip Lean, organisasi layanan kesehatan dapat meningkatkan kualitas perawatan, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Analisis Operasional: Lean Healthcare

Rumah sakit umum menghadapi tantangan dibandingkan dengan rumah sakit nirlaba dan rumah sakit swasta berorientasi profit karena keterbatasan sumber daya untuk memberikan jenis perawatan yang dibutuhkan pasien. Salah satu faktor utama yang perlu dipertimbangkan adalah banyaknya pasien di Amerika Serikat yang tidak memiliki asuransi kesehatan. Bagi mereka yang memiliki asuransi, ada jenis layanan tertentu yang tidak ditanggung oleh asuransi yang dimiliki, meskipun layanan tersebut sangat diperlukan. Rumah sakit umum berada dalam tekanan keuangan dan berupaya mengelola biaya jangka panjang, meningkatkan upaya pengumpulan pendapatan, dan menarik pasien dengan asuransi swasta. Pertanyaannya adalah, bagaimana rumah sakit umum dapat mencapai tujuan ini? Di sinilah pendekatan Lean Healthcare memainkan peran penting, karena berfokus pada peningkatan efisiensi staf kesehatan untuk menghilangkan pemborosan sehingga pelayanan kepada pasien menjadi lebih efektif (Po et al., 2019). Lebih lanjut, tujuannya adalah untuk meningkatkan kepuasan pasien sehingga mereka dapat menerima layanan yang diperlukan dengan cara yang lebih efisien.

Para penulis mengemukakan tiga hipotesis untuk mengevaluasi apakah manajemen Lean berhasil atau justru menimbulkan tantangan bagi rumah sakit umum di AS:

1. Tingkat adopsi Lean di rumah sakit umum lebih rendah dibandingkan dengan rumah sakit nirlaba dan rumah sakit berorientasi profit.
2. Rumah sakit umum yang telah mengadopsi Lean akan memiliki penerapan yang kurang mendalam dibandingkan rumah sakit nirlaba atau berorientasi profit.
3. Rumah sakit umum yang menerapkan Lean pada akhir tahun 2014 menunjukkan hasil yang lebih baik pada tahun 2015 dibandingkan dengan rumah sakit umum yang tidak menerapkan Lean.

Metode Penelitian Dalam penelitian ini, terdapat tiga ukuran yang digunakan dari National Survey of Lean/Transformational Performance Improvement tahun 2017 untuk mengidentifikasi seberapa baik penerapan Lean Healthcare di rumah sakit umum, jika ada. Penilaian ini memakan waktu 20 menit dan diselesaikan oleh CTO, CIO, dan CQO (Po et al., 2019). Persentase respons rumah sakit dan rata-rata jumlah tahun penerapan Lean di rumah sakit umum juga termasuk dalam pengukuran ini, dengan indikator sebagai berikut:

1. Komitmen Kepemimpinan Secara Keseluruhan: Komunikasi yang jelas antara pemimpin untuk mencapai hasil yang diinginkan.
2. Sistem Manajemen Harian: Seberapa baik staf kesehatan dapat mempertahankan kinerja mereka dalam jangka panjang.
3. Pendidikan dan Pelatihan: Apakah staf menerima pelatihan yang memadai dalam menggunakan siklus PDSA (Plan-Do-Study-Act). Hal ini diukur di berbagai bidang seperti kinerja keuangan, hasil perawatan pasien, dan kepuasan pasien.

Kesimpulan Penilaian Lean perlu terus dilakukan karena hal ini sangat penting bagi rumah sakit umum di AS dan staf mereka untuk meningkatkan jumlah pasien. Rumah sakit umum harus menemukan lebih banyak cara untuk bertahan, karena hanya 54,2% rumah sakit umum yang telah mengadopsi Lean dalam kurun waktu kurang dari 5 tahun, dibandingkan dengan 78,3% (rata-rata 5,34 tahun) untuk rumah sakit nirlaba dan 36,5% (rata-rata 3,73 tahun) untuk rumah sakit berorientasi profit (Po et al., 2019). Rumah sakit umum baru menerapkan rata-rata hanya setengah dari alat Lean yang diperlukan, sekali lagi lebih rendah dibandingkan rumah sakit nirlaba.

Belum dapat dipastikan seberapa besar peningkatan yang akan dicapai di masa depan karena masih banyak masalah yang belum terselesaikan di semua aspek rumah sakit umum di AS, termasuk dalam penerapan Lean itu sendiri.